Rejtett feszültségek a kontrolling világában – vajon a technológiai fejlődés áll a háttérben?
Június 4-én újra megrendezésre kerül a Kelet-magyarországi Gazdasági Fórum! A magyar vállalkozások jelenlegi helyzete nem éppen egyszerű, ezért elengedhetetlen, hogy minden egyes forrásszerzési és beruházási kedvezményt, valamint költségcsökkentési lehetőséget kihasználjunk. A debreceni Gazdasági Fórum a gazdasági kilátásokról és a vállalkozások előtt álló lehetőségekről fog szólni. Ne hagyd ki ezt a kivételes alkalmat, hogy bővítsd tudásodat és kapcsolatokat építs!
A modern vállalatok működését a háttérben futó pénzügyi elemző folyamatok irányítják. Ezek közül az egyik legfontosabb a kontrolling, amely a cég gazdasági eredményeit figyeli és elemzi. Az átlagos vállalati kontrolling három fő területre épül:
Miközben a múltbeli adatok elemzése rendkívül fejlett technológiákkal zajlik, mint például adatkockák, Pivot táblák és visszafejthető bizonylatok, addig a jövőbeni tervek gyakran csupán egyszerű Excel-táblákra támaszkodnak, amelyek pontatlan és hiányos információk alapján készülnek. Ráadásul, ha egy adat megváltozik az egyik táblázatban, a többi táblázatban ezt a módosítást automatikusan nem követik le. Ez a korlátozott adatkezelés és a pontatlanság viszont jelentősen torzíthatja az előrejelzéseket, ami komoly következményekkel járhat.
A konfliktust a kontrollingban a tervezés és a visszamérés eltérő technológiai háttere okozza. Míg a könyvelt adatok elemzésére nagyon jó eszközök állnak rendelkezésre, részletes adatbázisokon lehet tetszőleges dimenzionált termék, partner, csatorna stb. szintű eredményelemzést végezni, a tervezést továbbra is összekapcsolt, aggregált szintű, az Excel korlátozta technológia adta kereteken belül végzik.
A konfliktus kicsúcsosodása pedig a terv-tény összevetésekor és az előrejelzésekor jön el.
"A komplex működésű, 70-80 főnél nagyobb létszámú és 10 milliárd forint feletti árbevételű vállalatok esetében a kontrolling jelentős értéket képvisel. Azonban a nagyvállalatok szintje alatt a helyzet már vegyesebb képet mutat: míg egyes cégeknél kifinomult kontrolling rendszerek működnek, addig mások enélkül is figyelemre méltó növekedést érnek el" - fogalmazott Gémesi Gyula, a Gordon & Webster Zrt. ügyvezető partnere a Portfolio-nak. A növekedés és a kontrolling között nem áll fenn közvetlen kapcsolat; a kontrolling igazi feladata a hatékonyság fokozása, az erőforrásokból származó nyereség maximalizálása, valamint a megfelelő folyamatok megtervezése és rendszeres értékelése.
"Ez a szemlélet a hazai vállalati gyakorlatban még nem terjedt el széles körben. Jelenleg sok cég ott tart, hogy ugyan mérik a folyamataikat, és a tényadatokat látványos, felhőalapú rendszerekben - például Power BI vagy QlikView platformokon - vizualizálják, de a tudatos tervezés és optimalizálás még várat magára" - tette hozzá.
A hagyományos megoldások, mint az Excel táblák és a különféle mappák használata, mára elavultnak számítanak. Az olyan rendszerek, amelyek több fájlverzióval működnek, komoly kockázatokat rejtenek magukban: az adatok könnyen elveszhetnek, elavulhatnak vagy eltérhetnek egymástól, ami zűrzavart okozhat. Ezzel szemben, ha egy központi adatbázist alkalmazunk, mindenki a legfrissebb információkból dolgozik, a megfelelő jogosultságok birtokában. Így nem szükséges külön fájlokat kezelni vagy manuálisan összekapcsolni az adatokat; minden automatikusan frissül és egy egységes rendszerben érhető el.
Egy ilyen rendszer lehetővé teszi, hogy az alapadatokat felhasználva a különböző tervverziók összesített változásait elemi szintre bontsuk le. A tervek és a tényleges adatok azonos technológiai alapokon nyugszanak, és ugyanazt az adatbázis-struktúrát használják, így bármilyen lekérdezés során könnyedén összevethetők. Ennek eredményeként a tervezési folyamat sokkal alaposabbá válik, és a költségallokációs mechanizmusok már a tervek szintjén is alkalmazhatók. Így lehetőség nyílik arra, hogy pontos, tevékenységalapú, sőt tranzakciószintű tervadatokat állítsunk elő anélkül, hogy korábbiaknál mélyebb input adatokra lenne szükség. Ennek következtében
A tervezési fázis során már könnyedén azonosíthatók azok a szegmensek, amelyek nyereséget vagy veszteséget termelnek, így lehetőség nyílik a szükséges korrekciók időben való elvégzésére.
A piaci környezetben minden vállalat folyamatosan küzd az innováció, a piaci részesedés vagy a költséghatékonyság terén. Kulcsfontosságú, hogy tisztában legyünk saját teljesítményünkkel. Amikor egy vezető világosan látja, hogy hol áll, és milyen eredményeket ér el, tudatosan tud lépéseket tenni a fejlődés érdekében. Így nemcsak a jelenlegi helyzetét ismeri fel, hanem azokat a területeket is, ahol változtatásokra van szükség a kívánt eredmények eléréséhez - hangsúlyozta Gémesi Gyula.
Egy jól megtervezett kontrolling rendszer számos előnnyel jár. Lehetővé teszi az önállóságot és a függetlenséget, mivel nem igényel folyamatos informatikai támogatást. Az adatmodellek könnyedén bővíthetők vagy módosíthatók, és ha új kimutatásokra van szükség, az adattárház koncepciójának köszönhetően mindez csupán egy gyors lekérdezés kérdése. Ráadásul mindezt akár egy ismerős program, például Excel segítségével is egyszerűen elvégezhetjük, anélkül, hogy új fejlesztések vagy eszközök megismerésére lenne szükség. A rendszer rugalmasan alkalmazkodik a folyamatosan változó üzleti környezethez, lehetővé téve, hogy bármilyen ad-hoc igényre azonnal és könnyedén reagáljunk.
A modern rendszerek automatizálása jelentős könnyebbséget nyújt a szakemberek számára, mivel a rendszerek képesek önállóan kezelni az ismétlődő adattöltési és törzsadatkezelési feladatokat. Ennek köszönhetően a kontrollereknek több szabadidejük marad, amelyet az adatelemzésre és a döntéstámogatási folyamatok javítására fordíthatnak.
A multidimenzionalitás szintén kulcsfontosságú, a külön verziók és ezek paraméterezhetősége töredékére csökkenti egy új tervverzió előállításának idejét és költségét.
Lehetővé teszi több különböző tervváltozat gyors elkészítését és összehasonlítását, valamint a tervezési adatok tetszőleges szempontok - például termék, régió, ügyfélcsoport - szerinti csoportosítását, szemben az ERP rendszerek szűkös dimenzionalitásával.
Egy modern rendszer lehetővé teszi, hogy a speciális pénzügyi funkciókat - például mérlegkészítést, cash flow tervezést, fedezetszámítást - testre szabjuk IT szakértő bevonása nélkül. Verziófüggetlenül használható minden speciális funkció (mérleg, cash flow, allokáció, fedezet, tervezés), így teljesen összehasonlíthatóak az egyes verziók adatai, ellenben az eltérő részletezettségű ERP (enterprise resource planning) adatokkal.
A sikeres vállalati tervezés három egymásra épülő alapelven nyugszik, amelyek együtt biztosítják a hatékony működést:
A rendszer előnye, hogy nincsenek sablonokhoz kötött korlátok, mindenki a saját iparága és tervezési folyamatai szerint dolgozhat.
A tervek automatikusan és azonnal frissülnek, amint egy kiinduló adat módosul, legyen szó akár az alapanyagok árával, a kapacitással, az anyagjegyzékkel vagy az árfolyammal kapcsolatos változásokról.
Az egyes szakterületek, mint például a HR, beszerzés vagy gyártás, saját hatáskörükön belül képesek önállóan végezni a tervezési feladatokat, miközben a kontrolling központi irányítása alatt működnek. Egy jól működő tervezőrendszer komplex megoldást kínál az értékesítési volumenek és a gyártási kapacitások hatékony kezelésére. Emellett támogatja az árbevételi és beruházási tervezést, figyelembe véve az amortizációt is. A rendszer átfogóan lefedi a HR-folyamatokat, a gépjárműflotta menedzsmentjét és a kapcsolódó költségeket, továbbá hatékonyan kezeli a kölcsön- és lízingstruktúrákat, valamint az általános költségtervezést is.
Az ügyvezető partner kiemelte, hogy egy alaposan kidolgozott, adatbázis-alapú rendszer nem csupán a precíz tervezést teszi lehetővé, hanem a későbbi eredmények alaposabb elemzését is. Ezzel a megközelítéssel könnyedén azonosíthatók a legnyereségesebb vagy éppen ellenkezőleg, a legproblémásabb termékek és partnerek. A tervekhez való eltérések okainak feltárása is egyszerűbbé válik, emellett pedig a tervezett változtatások, mint például árakciók, várható hatásait is pontosabban előrejelezhetjük.
